OA系统软件在近十年获得了快速的发展，其涵盖的功能越来越广，也越来越深。无论是工作流管理这样复杂的大模块，还是通讯录管理这样简单的小功能，可谓是一个都不能少。

说起通讯录管理，的确是OA系统中一个不起眼的“小角色”，甚至很多用户在OA系统选型时都忽略了这个功能。但“小角色”也是有其不可替代的价值，只是很多人没有认识到而已。

以行业内的标杆性OA系统——华天动力OA系统为例，我们看看通讯录这个功能是什么样的，又能做些什么。

在华天动力OA系统中，通讯录功能分为三个类别，分别为:公司通讯录、公共通讯录、个人通讯录。小编认为，这里面最有用的就是公司通讯录和公共通讯录。

图一:OA系统中的通讯录功能结构

顾名思义，公司通讯录就是公司内全体员工的通讯录管理。在华天动力OA系统中，公司通讯录里面每个员工的联系方式无需单独添加，而是直接调取系统账号中的信息。也就是说，当系统管理员在添加人员账号时，只要设置好他们的邮件、手机、电话等信息，那么这些信息就会直接显示在公司通讯录中。

对于一些规模较大或较分散的企业来说，公司通讯的功能很实用，因为每个员工都可以方便在这里查到其他部门和人员的联系方式，可以直接给他们发电子邮件或消息，或则打电话。对企业来说，既无需单独制定、下发通讯录，也省去了常常更新的麻烦。

对人生地不熟的新员工来说，这个功能就更为贴心了。不过如果你的身边有美女或帅哥同事，小编还是建议你不要去OA系统里面查看通讯录，去直接问她(他)吧。

公共通讯录又是什么呢？在这里企业可以添加一些常用的联系人信息，比如快递、订票、印刷、酒店、政府机关、合作伙伴等等。员工需要这些信息时，就可以直接过来查阅使用了。这个功能既提供了方便，又保证了规范，因为企业可以指定相关业务的联系人让员工使用。

对个人通讯录来说，就比较简单了，员工可以自己添加一些个人常用的联系人信息。有些联系人信息不想添加到手机里面，或者手机内存已满，或者想给手机通讯录做个备份，都可以添加到这里来。作为企业级应用的OA系统，其安全性是远远超过手机的。

了解了通讯录功能的主要结构，我们来看看这个功能应该具备哪些关键点。从华天动力OA系统中可以看到，公司通讯录通过对系统中个人信息的采集自动生成，当个人信息发生变更(比如更改了手机号码)时，公司通讯录会自动变动，确保了数据的准确性。

个人通讯录和公共通讯录采用标准的CSV格式，可以在EXCEL中做好数据后直接导入。对于系统中的数据，均可以通过导出的方式把通讯录保存到本地。

在通讯录查看时，左侧会显示字母索引，可以通过索引显示相关的通讯录，如:点击字母W，就能够查到全部姓王、汪、万、魏等人的通讯录。

通过通讯录能够直接发送手机短信、邮件，对公司内部员工还能够发送OA短消息。

显然，小小的通讯录功能也能够做得有声有色。这种比较简单的应用，其实更能够看出一个OA系统的完善程度。